Protecció de dades de caràcter personal

Qui és el responsable del tractament de les dades personals?

El Responsable del tractament de les dades és Universitat Ramon Llull Fundació, amb CIF G-59069740 i domicili al carrer Claravall, 1-3 de Barcelona (CP 08022), inscrita en el Registre de Fundacions Privades de la Generalitat de Catalunya, amb el número 472 del Registre.

La Fundació és la titular de la Universitat Ramon Llull, integrada per les següents institucions federades:

• Institut Químic de Sarrià CETS Fundació Privada
• Fundació Blanquerna
• Fundació Universitat i Tecnologia La Salle-FUNITEC
• Fundació Esade
• Fundació Pere Tarrés
• Fundació Observatori de l’Ebre
• Fundació Vidal i Barraquer
• Institut Borja de Bioètica

Quina funció té el Delegat de Protecció de Dades?

El Delegat de Protecció de Dades (DPD) és la persona que supervisa el compliment de la nostra política de protecció de dades, vetllant perquè es tractin adequadament i es protegeixin els drets de les persones. Entre les seves funcions figura la d’atendre qualsevol dubte, suggeriment, queixa o reclamació de les persones de qui es tracten dades. Es pot contactar amb el Delegat de Protecció de Dades adreçant-se per escrit a la nostra adreça postal i telèfon o directament a l’adreça electrònica dpd@url.edu.

Amb quines finalitats tractem les dades?

Tractem dades personals principalment per prestar serveis acadèmics, per l’enviament de comunicacions relatives a les nostres activitats i serveis i per al desenvolupament de relacions comercials amb els nostres proveïdors. Enumerem seguidament les principals finalitats.

• Gestió acadèmica. Les institucions que integren la Universitat Ramon Llull ens comuniquen dades dels alumnes i del personal docent per realitzar els tràmits establerts en la normativa universitària, entre els quals el reconeixement dels estudis i de l’activitat docent realitzada.
• Contacte. Tractem dades per atendre les consultes de les persones que utilitzen els formularis de contacte de la nostra pàgina web. S’utilitzen únicament per aquesta finalitat.
• Informació d’activitats i serveis. Amb l’autorització explícita de cada persona utilitzem les dades de contacte per enviar informació dels nostres serveis i activitats.
• Gestió de les dades dels nostres proveïdors. Registrem i tractem les dades dels proveïdors de qui obtenim serveis o béns. Obtenim les dades imprescindibles per mantenir la relació comercial i els destinem únicament a aquesta finalitat.
• Videovigilància. En l’accés a les nostres instal·lacions s’informa, quan és el cas, de l’existència de càmeres de videovigilància mitjançant rètols homologats. Les càmeres enregistren imatges només dels punts en els que és justificat per a garantir la seguretat dels béns i de les persones i les imatges s’utilitzen únicament per aquesta finalitat.
• Altres canals d’obtenció de dades. Obtenim també dades per mitjà de relacions presencials i altres canals com la recepció de correus electrònics. En tots els casos les dades es destinen només a les finalitats explícites que en justifiquen la recollida i tractament.

Com obtenim les dades?

A l’apartat anterior hem fet referència a alguns dels orígens de les dades que tractem. En la majoria de casos les dades provenen directament dels interessats, i els obtenim principalment per mitjà dels formularis preparats a l’efecte. N’obtenim també dels centres que integren la Universitat Ramon Llull per portar a terme les actuacions previstes en el contracte de gestió signat amb la institució federada corresponent. Un volum més limitat de dades pot provenir d’administracions públiques competents en matèria d’ensenyament superior o d’altres institucions acadèmiques.

Quina és la legitimació legal per al tractament de les dades?

Els tractaments de dades que portem a terme tenen diferents fonaments legals, segons la naturalesa de cada tractament.

• Per a la prestació de serveis als centres integrants de la URL. Aquest tractament té la seva base legal a la Llei orgànica 6/2001, de 23 de desembre, d’universitats, a la Llei 1/2003, de 19 de febrer, d'universitats de Catalunya i a la seva normativa de desenvolupament.
• En compliment d’una relació contractual o precontractual. Amb aquesta base legal tractem les dades dels proveïdors de serveis.
• En compliment d'obligacions legals. La prestació del servei d’ensenyament superior determina que haguem de complir diferents normes que comporten tractaments de dades. En aquest sentit, comuniquem dades per efectuar els tràmits de reconeixement i expedició dels títols corresponents als estudis impartits. També és en compliment d’obligacions legals (normativa fiscal) que comuniquem dades a l’administració tributària.
• En base al consentiment. Quan enviem informació de les nostres activitats o serveis utilitzem dades de contacte amb el consentiment explícit de la persona que la rebrà.
• Per interès legítim. Les imatges que obtenim amb les càmeres de videovigilància es tracten per l’interès legítim de la nostra institució de preservar els seus béns i instal·lacions.

A qui es comuniquen les dades?

Com a criteri general només comuniquem dades en compliment d’obligacions legals. En els apartats precedents hem explicat les comunicacions de dades dels nostres alumnes, necessàries per fer possible la prestació dels serveis educatius, i dels nostres clients i proveïdors, en el desenvolupament de les relacions econòmiques i comercials. Les dades de contacte poden ser comunicades a altres institucions sempre que la persona interessada ho hagi autoritzat.

Quant de temps conservem les dades?

El temps de conservació de les dades ve determinat principalment pel fet que les dades segueixin essent necessàries per atendre les finalitats per a les quals hagin estat recollides en cada cas. En conseqüència les dades s’han de conservar durant el temps necessari per preservar el seu valor legal o informatiu i per acreditar el compliment de les obligacions legals, però no per un període superior al necessari per a les finalitats del tractament. En el cas de la informació que acredita la formació rebuda pels alumnes les dades es conserven de forma permanent per preservar els drets d’aquests alumnes.

En determinats casos, com el de les dades que figuren en la documentació comptable i la facturació, la normativa fiscal obliga a conservar-les fins que no prescriguin les responsabilitats en aquesta matèria. La normativa reguladora de les fundacions especifica que algunes dades de naturalesa comptable es conservaran deu anys (compliment de la Llei 10/2010, de 28 de abril).

En el cas de les dades que es tracten exclusivament en base al consentiment de la persona interessada, es conserven fins que aquesta persona no revoca aquest consentiment.

Finalment, en el cas de les imatges obtingudes per les càmeres de videovigilància, es conserven com a màxim durant un mes, si bé en el cas d’incidents que ho justifiquin es conserven el temps necessari per facilitar les actuacions dels cossos i forces de seguretat o dels òrgans judicials.

La normativa reguladora de la conservació de la documentació pública, i els dictàmens de les comissions qualificadores, són un referent determinant en el moment de decidir la conservació o eliminació de les dades vinculades a l’exercici de serveis d’interès públic.

Quins drets tenen les persones en relació a les dades que tractem?

Tal com preveu el Reglament General de Protecció de Dades, les persones de qui tractem dades tenen els drets següents:

• A saber si es tracten. Dret a saber si tractem les seves dades.
• A ser informat en la recollida. En el moment de proporcionar dades la persona ha de ser informada de les finalitats a les que es destinaran, de qui serà el responsable del tractament i dels principals aspectes derivats d’aquest tractament.
• A accedir-hi. Dret a saber quines dades personals són objecte de tractament, per quina finalitat, les comunicacions a altres persones, dret a obtenir-ne còpia i saber el termini de conservació.
• A demanar-ne la rectificació. Dret a fer rectificar les dades inexactes.
• A demanar-ne la supressió. En determinades circumstàncies existeix el dret a demanar la supressió, per exemple quan no siguin necessàries per als fins per als quals van ser recollides.
• A demanar la limitació del tractament. També en determinades circumstàncies es reconeix el dret a demanar la limitació del tractament de les dades. En aquest cas deixaran de ser tractades i només es conservaran per a l'exercici o la defensa de reclamacions.
• A la portabilitat. Dret a obtenir les dades personals pròpies en un format estructurat d'ús comú llegible per màquina, i a transmetre-les a un altre responsable si ho decideix l’interessat.
• A oposar-se al tractament. Una persona pot adduir motius relacionats amb la seva situació particular, motius que comportaran que deixin de tractar-se les seves dades en la mesura que li comporti un perjudici, excepte per motius legítims o l'exercici o defensa davant reclamacions.

Com es poden exercir o defensar els drets?

Els drets que acabem d’enumerar es poden exercir adreçant una sol·licitud a la Universitat Ramon Llull a l’adreça postal o a les altres dades de contacte indicades a l’encapçalament.

Si no s’ha obtingut resposta satisfactòria en l’exercici dels drets és possible presentar una reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, per mitjà dels formularis o altres canals accessibles des de la seva web (www.apd.cat).

En tots els casos, ja sigui per presentar reclamacions, demanar aclariments o fer arribar suggeriments, és possible adreçar-se al Delegat de Protecció de Dades mitjançant missatge de correu electrònic a l’adreça dpd@url.edu.

Polítiques específiques

• Política específica d'enviament d’informació relativa a la Universitat